Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 15 octobre 2026
1. Qui sommes-nous
Suivo est un service en ligne édité par :
Le Poteau du Web Indépendant complémentaire BCE : BE 1027.661.649 Rue de l'Hôtel, 2 — 1300 Wavre, Belgique contact@lepoteauduweb.be
2. À qui appartiennent les données
Les données qu'une structure (ASBL, service social…) saisit dans Suivo, notamment les dossiers de ses bénéficiaires, lui appartiennent. Le Poteau du Web les héberge pour son compte.
3. Données traitées
Compte utilisateur Nom, prénom, adresse email, téléphone (facultatif), rôle, mot de passe (conservé uniquement sous forme hachée : il n'est jamais lisible), statut de confirmation de l'adresse email.
Structure Nom, adresse, code postal, commune, téléphone, email, site internet, logo, réglage d'activation de l'intelligence artificielle, abonnement (formule, identifiants client et abonnement chez Stripe, échéance).
Bénéficiaires (saisis par la structure) Nom, prénom, date de naissance, numéro national, coordonnées, photo (facultative), notes de suivi, contacts, rendez-vous, acquis sociaux, balance budgétaire, documents téléversés, rapports archivés.
Réseau de partenaires (saisi par la structure) Nom, organisation, coordonnées, description, catégories.
Données techniques
- Journal des connexions : utilisateur, date et heure de connexion. Ni l'adresse IP ni le navigateur n'y sont enregistrés.
- Adresse IP : utilisée uniquement en mémoire, de façon temporaire, pour limiter le nombre de tentatives (connexion, inscription, réinitialisation du mot de passe, renvoi d'email). Elle n'est pas enregistrée en base.
- Journaux d'exécution conservés temporairement par l'hébergeur (environ une heure sur le plan actuel).
4. Pourquoi ces données sont traitées
- Fournir le service de suivi de bénéficiaires.
- Gérer les comptes : création, confirmation de l'adresse email, réinitialisation du mot de passe, correction de l'adresse avant confirmation.
- Envoyer les emails liés au compte : confirmation de l'adresse et réinitialisation du mot de passe. Suivo n'envoie aucun email commercial.
- Assurer la sécurité et la traçabilité des accès, limiter les abus.
- Gérer l'abonnement payant.
- Si la structure les active : les fonctionnalités d'intelligence artificielle (voir section 5).
Les données ne sont ni vendues, ni cédées, ni utilisées à des fins publicitaires.
5. Intelligence artificielle (Mistral AI)
Les fonctionnalités d'intelligence artificielle sont désactivées par défaut pour toute structure créée depuis le 13 octobre 2026. Un administrateur de la structure peut les activer ou les désactiver à tout moment dans Paramètres > Structure.
Les structures créées avant cette date avaient ces fonctionnalités activées : Le Poteau du Web les en informe directement. Leur administrateur peut les désactiver de la même manière.
Lorsque l'intelligence artificielle est désactivée, aucune donnée n'est envoyée à Mistral AI : ce contrôle est effectué par le serveur à chaque demande.
Lorsqu'elle est activée, sont transmis à Mistral AI :
- reformulation d'une note : le texte saisi, et la note déjà enregistrée pour ce jour s'il y en a une ;
- génération d'un rapport : le nom et le prénom du bénéficiaire (sauf si l'option « anonymiser » est cochée), les dates de la période choisie, le nombre de notes, les notes de cette période avec leur date, leur modalité et leur thématique, les rendez-vous à venir (titre, lieu, date) et la situation budgétaire : les lignes de revenus et de charges non nulles (catégorie et montant), le total des revenus, le total des charges, le solde et la date de dernière mise à jour du budget ;
- recherche dans le réseau : la question posée et des fiches du réseau de partenaires de la structure. Si le réseau compte moins de 100 fiches, toutes sont transmises ; sinon, au plus 50 fiches présélectionnées d'après les mots de la question. Pour chaque fiche : un identifiant interne, le nom, l'organisation, la description, les catégories et la commune.
Le partage de ces données pour l'entraînement des modèles de Mistral AI est désactivé dans la configuration du compte utilisé par Suivo. La conservation des échanges par Mistral AI est régie par ses propres conditions.
6. Prestataires techniques
| Prestataire | Rôle | Données concernées |
|---|---|---|
| Vercel Inc. | Hébergement de l'application (fonctions exécutées à Paris, France) | Toutes les requêtes |
| Vercel Inc. — Blob | Stockage des fichiers, en accès privé (Paris, France) | Photos, documents, rapports archivés |
| Neon Inc. | Base de données (Francfort, Allemagne) | Toutes les données enregistrées |
| Resend Inc. | Envoi des emails liés au compte | Adresse email du destinataire, contenu de l'email (lien de confirmation ou de réinitialisation) |
| Stripe Inc. | Paiement de l'abonnement | Adresse email de l'utilisateur, identifiant interne de la structure, données de paiement saisies directement chez Stripe |
| Mistral AI (France) | Intelligence artificielle, uniquement si activée par la structure | Voir section 5 |
| komoot GmbH (service Photon) | Suggestion d'adresses pendant la saisie | Texte de l'adresse en cours de saisie, transmis par notre serveur (votre adresse IP n'est pas transmise) |
| Google (storage.googleapis.com) | Chargement de la bibliothèque du mode hors-ligne (Workbox) | Adresse IP de l'appareil et informations techniques de la requête, lorsque le navigateur charge le mode hors-ligne |
Le service de Google n'est utilisé que pour télécharger une bibliothèque technique : aucune donnée de compte ni de dossier ne lui est envoyée. Il voit en revanche l'adresse IP de l'appareil au moment du chargement.
7. Durée de conservation
- Compte, structure et dossiers : conservés tant que le compte de la structure existe, ou jusqu'à une demande d'effacement (section 8).
- Dossier supprimé par un administrateur : il est retiré de l'application mais reste conservé en base, avec ses fichiers.
- Journal des connexions : conservé en base de données. Aucune suppression automatique n'est en place à ce jour.
- Emails envoyés : l'historique d'envoi est conservé par Resend selon ses propres règles.
8. Vos droits
Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité.
Dans l'application :
- chaque utilisateur modifie son profil dans Paramètres > Compte, et peut corriger son adresse email tant qu'elle n'est pas confirmée ;
- l'administrateur d'une structure peut exporter l'ensemble de ses dossiers, et chaque utilisateur peut exporter les bénéficiaires dont il est référent. L'export est une archive ZIP de trois fichiers CSV (bénéficiaires, notes, contacts).
Effacement d'un compte ou d'une structure, et toute autre demande : envoyez un email à contact@lepoteauduweb.be depuis l'adresse liée au compte concerné. Une vérification de votre identité peut être demandée avant tout traitement. Une réponse vous est envoyée à l'adresse liée au compte.
Données d'un bénéficiaire : ces données sont saisies par la structure qui le suit et lui appartiennent. Adressez votre demande à cette structure.
Réclamation : Autorité de protection des données (APD) — apd-gba.be
9. Cookies et stockage sur votre appareil
Suivo n'utilise que des cookies nécessaires à son fonctionnement :
- cookie de session, posé à la connexion (sécurisé, non lisible par les scripts de la page) ;
- cookies de protection des formulaires et d'adresse de retour après connexion, présents dès l'ouverture de la page de connexion ;
- préférence de langue (
NEXT_LOCALE).
Aucun cookie publicitaire ni outil de mesure d'audience n'est utilisé.
Stockage sur l'appareil :
- un indicateur mémorise la fermeture du bandeau proposant d'installer l'application ;
- mode hors-ligne : pour rester consultable sans connexion, l'application garde sur l'appareil les pages chargées en entier (ouverture directe, rechargement ou adresse saisie), y compris des pages de dossiers de bénéficiaires. Cette conservation est configurée pour 24 heures au plus et 50 pages au maximum ; la suppression effective sur l'appareil peut intervenir un peu plus tard. Ces pages sont effacées de l'appareil à la déconnexion et à l'ouverture de la page de connexion ou d'inscription, lorsque le navigateur le permet. Si vous fermez l'application sans vous déconnecter, elles restent sur l'appareil jusqu'à leur expiration. L'application garde aussi les éléments techniques du site (scripts, styles et polices) jusqu'à 30 jours ; ils ne contiennent aucune donnée de compte ni de dossier.
Sur un appareil partagé, pensez à vous déconnecter après usage.
10. Sécurité
- Connexion chiffrée (HTTPS imposé).
- Mots de passe conservés sous forme hachée.
- L'accès aux données d'une structure est contrôlé côté serveur, à partir de la structure de l'utilisateur connecté.
- La suggestion d'adresses ne demande aucune connexion et ne donne accès à aucune donnée de structure. Les pages d'inscription, de connexion et de réinitialisation du mot de passe, le lien de confirmation d'adresse et la réception des notifications de paiement (Stripe) sont aussi accessibles sans connexion, sans donner accès aux données d'une structure.
- Fichiers stockés en accès privé et servis par l'application aux seuls utilisateurs connectés.
- Nombre de tentatives limité (connexion, inscription, réinitialisation du mot de passe, renvoi d'email).
- Journal horodaté des connexions.
11. Modifications
Cette politique peut être mise à jour. La date de la dernière modification figure en haut de cette page.
Contact : contact@lepoteauduweb.be